Schichtplanung

Schichtplanung allgemein

Bei der Erstellung eines Schichtplans ist eine Vielzahl von Vorschriften, Wünschen und betriebsinternen Vereinbarungen zu beachten.

Wichtige Regeln der Schichtplanung:

Die festgelegte Minimalpersonalstärke pro Schicht darf nicht unterschritten werden
Die Ruhezeit zwischen zwei Diensten darf nicht unterschritten werden
Zulässige Wochenarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden
Die unterschiedlichen Schichten sollen gerecht auf alle Personen verteilt werden
Wochenenddienste sollen möglichst gerecht auf alle Personen verteilt werden
Vertraglichen Arbeitszeiten sollen eingehalten werden
Qualifikationen müssen beachtet werden

Abhängig von der Branche gibt es zwei Vorgehensweisen bei der Schichtplanung:

Planung ohne festen Rhythmus (Gesundheitswesen, Callcenter, Gastronomie usw.)
- Vorteil: flexibel, Mitarbeiterwünsche realisierbar
- Nachteil: die einzelnen Schichten können nicht immer gerecht verteilt werden
- Dienstplanung mit Xplan: Klick auf automatische Planung
Planung gemäß einem festen Schichtmodell (Produktionsbetriebe, Ärzteplanung in Intensivstationen)
- Vorteil: gerechte Verteilung der Schichten, gerechte Verteilung der Wochenendarbeit
- Nachteil: kaum anwendbar bei unterschiedlichen Beschäftigungsgraden (Vollzeit und Teilzeit)
- Dienstplanung mit Xplan: Anwahl von Schichtzyklen

Oft besteht die Schichtplanung aus einer Kombination beider Methoden, zum Beispiel kann die Minimalbelegung durch ein Schichtmodell erreicht werden, während die übrigen Personen bedarfsgerecht geplant werden.

Planung mit und ohne Reserven

Die Personalsärke pro Schicht kann im Schichtmodell auf zwei Arten festgelegt werden:

1. Schichtmodell mit minimaler Personalstärke
2. Schichtmodell mit etwas zu hoher Personalstärke, wobei gilt: Personalstärke = minimale Personalstärke + Zahl der Personen, die gleichzeitig fehlen können

Im ersten Fall sind im Idealfall, wenn alle Personen verfügbar sind, keine Korrekturen am vorbelegten Schichtmodell nötig. Sobald jedoch die Urlaubszeit beginnt, muss zusätzliches Personal (additive Planung) als Ersatz für die abwesenden Personen geplant werden. Dabei müssen alle gesetzlichen Bestimmungen (Ruhezeit, max. Wochenarbeitszeit usw.) beachtet werden. Ersatzpersonen können Schichtarbeiter in der Freischicht, Springer aus anderen Abteilungen, externe Mitarbeiter oder geringfügig Beschäftigte sein.

Im zweiten Fall kann im Idealfall, wenn alle Personen verfügbar sind, das Personal am vorbelegten Schichtmodell verringert werden (subtraktive Planung). Das ist jedoch unproblematisch, weil dabei keine Gesetze beachtet werden müssen. In der Urlaubszeit muss lediglich darauf geachtet werden, dass nicht zu viele Personen gleichzeitig abwesend sind, damit die Minimalpersonalstärke nicht unterschritten wird. Ersatzpersonen (Springer) sind nicht nötig, solange keine Epidemien ausbrechen.

Schichtfolge

Die meisten Schichtmodelle sind "vorwärts rotierend", d. h. die Schichtfolge ist Früh-, Spät-, Nacht- und Freischicht. Eine andere Schichtfolge ist meist unzulässig, da sonst die vorgeschriebene Ruhezeit beim Schichtwechsel unterschritten würde.

Beispiele für beliebte Schichtfolgen:

fünfmal hintereinander der gleiche Dienst, dann zwei Tage Frei:
F F F F F - -
S S S S S - -

dreimal Frühdienst, dann dreimal Spätdienst, dann zwei Tage Frei:
F F F S S S - -

Beispiele für unbeliebte Schichtfolgen:

mehr als sechs Dienste hintereinander:
F F F F F F F
S S S S S S S

schneller Wechsel von Dienst und Frei:
F - F - F -
- - F - -

zu kurze Ruhezeit beim Wechsel von Spät- nach Frühdienst:
S S F F

Arbeitszeiten

Typische Arbeitszeiten in Produktionsbetrieben sind:
Frühdienst: 6:00 bis 14:00
Spätdienst: 14:00 bis 22:0
Nachtdienst: 22:00 bis 6:00

Ist Schichtüberlappung nötig, so wird meist das Arbeitsende verlängert, zum Beispiel Frühdienst von 6:00 bis 14:10

Eine beliebte Methode, mehr freie Wochenenden zu ermöglichen, ist es, die Schichtzahl am Wochenende um eins zu reduzieren und dafür die Arbeitszeit pro Schicht zu verlängern, siehe "Schichtmodell für Abschleppdienst".

Schichtmodelle, Dienstplan-Beispiele

Bei den dargestellten Schichtmodellen handelt es sich um einzelne Beispiele, die besonders häufig verwendet werden.
Eine vollständige Liste aller Schichtmodelle kann es nicht geben, da es unendlich viele Schichtmodelle gibt.

Eine Schicht von Montag bis Samstag

Vorteile: Es müssen keine Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit bezahlt werden.

Dienstplan mit kurzen Wochenarbeitszeiten

Durchschnittliche Wochenarbeitszeiten:
32 Stunden bei 8 Stunden pro Schicht
36 Stunden bei 9 Stunden pro Schicht
40 Stunden bei 10 Stunden pro Schicht
Zahl der Personen: 3, 6, 9...
Personalstärke: 2, 4, 6...

36-Stunden-Dienstplan

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 36 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 4, 8, 12...
Personalstärke: 3, 6, 9...

40-Stunden-Dienstplan

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 6, 12, 18...
Personalstärke: 5, 10, 15...

Zwei Schichten von Montag bis Samstag

Vorteile: Es müssen keine Zuschläge für Sonntagsarbeit und keine
bzw. geringe Zuschläge für Nachtarbeit bezahlt werden.

Schichtplan mit sehr kurzen Wochenarbeitszeiten

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit:
24 Stunden bei 8 Stunden pro Schicht
36 Stunden bei 12 Stunden pro Schicht
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät oder Vielfache

Zwei-Schichtplan mit 32 Stunden pro Woche

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 32 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 3 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Schichtmodell Nr. 2

Zwei-Schichtplan mit 38 Stunden pro Woche

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 38,4 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Schichtmodell Nr. 1

Zwei-Schichtplan mit durchlaufender Freischicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 38,4 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 10 oder Vielfache
Personalstärke: 4 Früh, 4 Spät oder Vielfache

Zwei-Schichtplan mit durchlaufender Freischicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 12 oder Vielfache
Personalstärke: 5 Früh, 5 Spät oder Vielfache

Zwei-Schichtplan mit durchlaufender Freischicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 12 oder Vielfache
Personalstärke: 5 Früh, 5 Spät oder Vielfache

Zwei Schichten, 7 Tage pro Woche

Zwei-Schicht-Dienstplan für geringe Personalstärken

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 37,33 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 3 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Schichtmodell Nr. 4

2. Zwei-Schicht-Dienstplan für hohe Personalstärken

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 8 oder Vielfache
Personalstärke: 3 Früh, 3 Spät oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Stufenmodell mit Schichtfolge F F F S S S - -

Schichtmodelle für Wachpersonal

Wachpersonal wird häufig in 12-Stunden-Schichten geplant.
Dadurch genügen zwei Schichten, um 24 Stunden zu belegen.

Schichtplan für den Wachdienst mit Zweierblöcken

Schichtplan mit 3-Tage-Rhythmus

Schichtplan mit 4-Tage-Rhythmus

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Zwölfstundenschichten
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Tag, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtmodell für einen Abschleppdienst, 1. Beispiel

Dienstplan für Abschleppdienst mit Wochenend-Bereitschaften

WB = Wochenend-Bereitschaft Schichtmodell für einen Abschleppdienst, 2. Beispiel

Dienstplan für Abschleppdienst mit langen Wochenenddiensten

FW = 12-Stunden-Frühdienst am Wochenende
SW = 12-Stunden-Spätdienst am Wochenende

Unterschiedliche Personalstärken

Während bei allen bisherigen Schichtmodellen die Personalstärken
der einzelnen Schichten identisch war, ist hier die Personalstärke
in der Frühschicht doppelt so hoch, wie in der Spätschicht.

Dienstplan mit reduzierter Spätschicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 1 Spät oder Vielfache

Weitere Schichtmodelle mit unterschiedlichen Personalstärken
erhalten Sie auf Anfrage

Drei Schichten von Montag bis Freitag

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Besonderheit: Der Frühdienst wird sechs mal hintereinander geleistet,
der zuschlagspflichtige Nachtdienst nur vier mal

Schichtplan mit unterschiedlichen Personalstärken

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Drei Schichten von Montag bis Samstag

Die folgenden Schichtmodelle werden ausschließlich für den Sechstage-Betrieb verwendet.
Weitere Schichtmodelle können aus den Siebentage-Schichtmodellen erstellt werden,
indem man die Sonntagsdienste entfernt.

3-Schicht-6-Tage-Schichtplan

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 36 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Schichtmodell Nr. 5

3-Schichtplan Stufenmodell

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 36 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 8 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Stufenmodell mit Schichtfolge F F S S N N - -

3-Schichtplan Stufenmodell für mindestens 11 Personen pro Schicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 39,27 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 11 oder Vielfache
Personalstärke: 3 Früh, 3 Spät, 3 Nacht oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Stufenmodell mit Schichtfolge F F F S S S N N N - -

3-Schichtplan Stufenmodell für mindestens 14 Personen pro Schicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,15 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 14 oder Vielfache
Personalstärke: 4 Früh, 4 Spät, 4 Nacht oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Stufenmodell mit Schichtfolge F F F F S S S S N N N N - -

3-Schichtplan Stufenmodell für mindestens 18 Personen pro Schicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 18 oder Vielfache
Personalstärke: 5 Früh, 5 Spät, 5 Nacht oder Vielfache
Eingabe in Xplan Pep: Stufenmodell mit Schichtfolge F F F F F S S S S S N N N N N - - -

3-Schicht-6-Tage-Schichtplan mit reduzierter Nachtschicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Personen: 6 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

3 Schichten, 7 Tage pro Woche

vollkontinuierlicher Betrieb

Dieser Schichttyp ist besonders beliebt, weil damit ein ununterbrochener
Betrieb an sieben Tagen in der Woche möglich ist.

Schichtplan 7 in Xplan

Schichtplan 7: geringe Wochenarbeitszeit

Die geringe Wochenarbeitszeit kann dadurch erhöht werden, dass Personen in der Freischicht
als Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen eingesetzt werden.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 33,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 24 in Xplan

Wie Schichtplan 7, aber längere Freiblöcke.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 33,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 32 Xplan

Schichtplan 32: geradzahlige Personalstärke

Dieses Schichtmodell kann nur dann verwendet werden, wenn die Zahl der Personen pro Schicht geradzahlig ist.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 37,33 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 9
Zahl der Personen: 9 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 33 Xplan

Schichtplan 33: geradzahlige Personalstärke

Auch dieses Schichtmodell kann nur verwendet werden, wenn die Zahl der Personen pro Schicht geradzahlig ist.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 37,33 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 9
Zahl der Personen: 9 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 14 Xplan

Schichtplan 14: drei freie Tage hintereinander

Lange Schichtblöcke ermöglichen drei freie Tage hintereinander.
Auch dieses Schichtmodell kann nur verwendet werden, wenn die Zahl der Personen pro Schicht geradzahlig ist.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 37,33 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 9
Zahl der Personen: 9 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 21 Xplan

Rückwärts rotierende Schichtfolge.
Auch dieses Schichtmodell kann nur verwendet werden, wenn die Zahl der Personen pro Schicht geradzahlig ist.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 37,33 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 9
Zahl der Personen: 9 oder Vielfache
Personalstärke: 2 Früh, 2 Spät, 2 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 13 Xplan

Beliebtes Schichtmodell für den Vollkontibetrieb.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan in 12 Xplan

Auch dieses Schichtmodell wird häufig für den Vollkontibetrieb verwendet.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 16 in Xplan

Problematisch sind die kurzen Freiblöcke

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 17 in Xplan

Schichtplan 19 in Xplan

Beliebtes Schichtmodell

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 20 in Xplan

Rückwärts rotierende Schichtfolge

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 22 in Xplan

Schichtplan 23 in Xplan

Beliebtes Schichtmodell, aber lange Nachtblöcke

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 11 in Xplan

Schichtplan 11: 6 Dienste hintereinander

Sehr lange Schichtblöcke.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

Schichtplan 8 in Xplan

Wegen der extrem langen Schichtblöcke eignet sich das Schichtmodell nur in Ausnahmefällen,
zum Beispiel für Auslandseinsätze und auf Bohrinseln

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 42 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 4
Zahl der Personen: 4 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht oder Vielfache

4 Schichten, 7 Tage pro Woche

Zusätzlich zu Früh-, Spät- und Nachtdienst wird noch ein Tagdienst geplant.
Da für den Tagdienst keine Mindestpersonalstärke gilt, können die Personen
aus dem Tagdienst als Urlaubs- und Krankheitsvertretungen eingesetzt werden.

Schichtplan 124 in Xplan

Schichtmodell mit sehr langen Freiblöcken.

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 34,67 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 6
Zahl der Personen: 6 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 107 in Xplan

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 34,67 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 6
Zahl der Personen: 6 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 112 in Xplan

Schichtplan 112: häufig verwendetes Vierschichtmodell

Nur fünf Schichtgruppen und höhere Wochenarbeitszeit

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 117 in Xplan

Kurze Freiblöcke

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 113 in Xplan

Schichtplan 113: beliebtes Vierschichtmodell

Beliebtes Schichtmodell

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 119 in Xplan

Beliebtes Schichtmodell mit dreiwöchigen Tagschichten

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 122 in Xplan

Schichtplan 122: beliebtes Schichtmodell

Beliebtes Schichtmodell mit vierwöchigen Tagschichten

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 123 in Xplan

Lange Schichtblöcke, fünfwöchige Tagschicht

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan 108 in Xplan

Schichtplan 108 mit sehr langen Schichtblöcken

Problematisch sind die langen Schichtblöcke

Durchschnittliche Wochenarbeitszeit: 41,6 Stunden bei Achtstundenschichten
Zahl der Schichtgruppen: 5
Zahl der Personen: 5 oder Vielfache
Personalstärke: 1 Früh, 1 Spät, 1 Nacht, 1 Tag oder Vielfache

Schichtplan-Erstellung und Beratung:

Martin Gaenslen
Tel. +49 (0)911 / 977 982 32
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